AFE Industrial Fermentation Services
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Privacy & cookies policy

This privacy policy (the “Policy”) covers the use by Ajinomoto Foods Europe, located at 32 rue Guersant, 75017 Paris, registered with the Paris Trade and Companies Register under number 572 233 955 (“AFE” and “we”), as data controller, of personal data (“Personal Data”) of users (hereinafter, “users”, “you”, “your” ) of the www.ajinomoto-fermentationservices.eu website (the “Site”).

The purpose of this Policy is to:

  • Describe how we process your Personal Data when you visit the Site and fill in the contact form available on the Site;
  • Detail the cases in which we may transfer your Personal Data to third parties; and
  • Detail the rights you have over your Personal Data.

For any request concerning the processing of your Personal Data, you may contact the Data Protection Officer appointed by Ajinomoto (the “DPO”) by e-mail at GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

  1. Our Personal Data commitments

 

We undertake to deploy our best efforts to comply, in connection with such processing of Personal Data, with Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation or “GDPR”) and Law N°78-17 of January 6, 1978 relating to data processing, files and freedoms (the “French Data Protection Act”) (together, the “Applicable Legislation”).

 

  1. What Personal Data do we collect?

 

Only Personal Data that is strictly necessary and required for the purposes set out below (article 3.1) is collected. This includes the following Personal Data:

  • You may, if you wish, provide us with the following data (collected when filling out the contact form available on the Site):
    • Last name,
    • First name,
    • Address,
    • Email address,
    • Telephone number,
    • Company you work for and position within the company,
    • Any other information you may provide via the contact form available on the Site.
  • We may also collect data relating to your navigation when you visit the Site.

 

  1. How do we use your Personal Data?

 

We collect and process your Personal Data for specific purposes (article 3.1) and only if an appropriate and relevant legal base allows it (article 3.2).

 

3.1.   Purposes

 

When you use the Site, we process your Personal Data in order to:

  • Manage contacts made via the Site;
  • Improve the Site’s functionalities, particularly thanks to the use of cookies.

 

3.2.   Legal Bases

 

In accordance with applicable regulations on the protection of Personal Data, we collect Personal Data only when we can provide a legal base for such processing.

 

Personal Data is collected either:

  • On the basis of your consent;
  • On the basis of our legitimate interest.

 

Where we collect Personal Data on the basis of your consent, you may withdraw it at any time by contacting us via : GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

When we collect Personal Data on the basis of our legitimate interests, this collection is carried out in order to:

  • Improve the Site’s functionalities;
  • Defend our interests in the event of litigation or legal action;
  • Manage the Site’s cybersecurity;
  • Prevent fraudulent acts in order to ensure the security of our assets and content.

 

  1. With Whom is your Personal Data shared?

 

Certain features of our Site require us to cooperate with third parties and to transfer your Personal Data to them. We have identified these third parties and have taken the necessary steps to ensure that your Personal Data is adequately protected in the context of this operation. You will find further information below on how we jointly process your Personal Data with third parties:

  • Other Ajinomoto group companies;
  • Our service providers:
    • Google Inc. (cookies);
    • COMBELL (hosting provider);
    • AGENCE2WEB (IT service provider).
  • Our accountants, auditors, lawyers or other advisors when we ask them for professional advice;
  • Investors and any other relevant third parties in the event of an actual or potential sale or transaction related to AFE;
  • Any other third party if we are required to disclose or share your Personal Data in order to comply with a legal obligation.

Where we disclose your Personal Data to third parties acting as data processors (within the meaning of the GDPR), we take appropriate and necessary measures to ensure that our processors process your Personal Data in accordance with the Applicable Legislation.

 

  1. Transfers outside the European Economic Area

 

Your Personal Data is hosted on servers located in the European Economic Area (“EEA”).

 

Your Personal Data is not transferred to a country outside the EEA or to an international organization located outside the EEA, with the exception of the United States within the collection of cookies. For more information on this, please refer to the cookies section of the Site.

 

AFE ensures that suitable safeguards for the transfer of your Personal Data to these recipients are in place, including the use of adequacy decisions issued by the European Commission, Standard Contractual Clauses (“SCC”) or the adoption of additional measures to ensure the protection and confidentiality of your Personal Data.

 

You can obtain more information on transfers and the safeguards implemented in this respect, as well as a copy of the SCC’s or other safeguards in connection with these transfers by contacting us by e-mail at: GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

  1. How long do we keep your Personal Data?

 

Your Personal Data is retained for no longer than necessary for the purposes for which it is processed or for the legally recommended duration.

 

Nevertheless, we may find ourselves obliged to retain certain Personal Data for a longer period, taking into account various factors such as:

  • The legal obligation, in accordance with the applicable legislation, to retain data for a specific period of time;
  • Prescription and foreclosure periods under applicable legislation;
  • (Potential) litigation; and
  • Guidelines established by the competent data protection authorities.

 

If you would like to know more about the retention of your Personal Data, you can contact us by e-mail at GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

  1. Cookies

 

When you visit the Site, cookies (article 7.1) are stored on your computer, phone or tablet to enhance your user experience, provide you with tailored services and offers, and enable us to analyse traffic. These cookies are kept for a certain period of time (article 7.2), and you always have the option of changing their settings (article 7.3).

7.1. Types of cookies used

Various types of cookies are used on our Site:

  • Functional and technical cookies: We use these cookies to improve your browsing experience on the Site and allow you to use its main features. These cookies do not store any Personal Data.
  • Audience measurement cookies: We use these cookies to record statistics on visits to our site and to analyze the Site’s performance in order to improve its functionalities.

 

These cookies are placed on the Site directly by our partners. You can find out more about how these partners process your Personal Data below:

 

7.2. Storage period of cookies

Cookies deposited on your terminal have a maximum lifetime of thirteen (13) months. At the end of this period, the Personal Data collected through cookies will be deleted.

 

7.3. Cookie settings

You can access the list of cookies used, as well as those of our partners, and modify their settings, by clicking on the icon at the bottom left of each page of the Site.

 

You can also withdraw your consent at any time in the same menu.

 

To find out more about cookies and their impact on you and your browsing experience, please visit the CNIL website: https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs/comment-se-proteger/maitriser-votre-navigateur.

 

  1. What are your rights?

 

In accordance with the Applicable Legislation, you are entitled to the following rights:

 

  • Right of access: you have the right to obtain a copy of your processed Personal Data.

 

  • Right to rectification: you have the right to rectify your Personal Data if it is inaccurate or incomplete.

 

  • Right to erasure:  you have the right to obtain the deletion of your Personal Data. However, the right to erasure (or the “right to be forgotten”) is not absolute and is subject to certain conditions. We may retain your Personal Data when the Applicable Legislation permits it, and particularly when the processing of your Personal Data is necessary to comply with a legal obligation to which we are subject or to establish, exercise or defend a legal claim.

 

  • Right to restriction of processing: in certain circumstances, you have the right to restrict the processing of your Personal Data.

 

  • Right to object:  you have the right to object to certain types of processing of your Personal Data, on grounds relating to your particular situation. We may, however, continue to process your Personal Data if we are able to demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests and rights and freedoms, or if such processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims.

 

  • Right to Data portability:  you may request that your Personal Data be provided in a structured, commonly used and machine-readable format to transmit it to another data controller.

 

  • Right to give instructions on the use of your Data after your death: you can inform us of your wishes regarding the use of your Personal Data after your death.

 

You also have the right to file a complaint with the data protection authority in your local jurisdiction. If you live in France, you can file a complaint with the Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (“CNIL”) (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07). For further information, please visit https://www.cnil.fr/en.

 

If you wish to exercise any of the rights listed above, or if you have any questions regarding the processing of your Personal Data, you may contact our Data Protection Officer by e-mail at GDPR_contact@afe_emea.eu.

 

  1. Changes to the Policy

 

We may make minor changes to this Policy. Once we have made these changes, we will publish the amended Policy. If we make any significant changes to the Policy, we will take additional steps to notify you.

 

Date of modification: April 2025

 

Politique de Confidentialité et de Gestion de Cookies

 

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») couvre l’utilisation par la société Ajinomoto Foods Europe, située 32 rue Guersant, 75017 Paris, enregistrée au RCS de Paris au numéro 572 233 955 (« AFE » et « nous »), en qualité de responsable de traitement, des données à caractère personnel (« Données Personnelles ») concernant les utilisateurs (ci-après, les « utilisateurs », « vous », « votre/vos ») du site Internet www.ajinomoto-fermentationservices.eu (le « Site »).

 

Cette Politique a notamment pour objet de :

  • Décrire comment nous traitons vos Données Personnelles lorsque vous visitez le Site et renseignez le formulaire de contact disponible sur le Site ;
  • Détailler les cas dans lesquels nous pouvons transférer vos Données Personnelles à des tiers ; et
  • Détailler les droits que vous avez sur vos Données Personnelles.

 

Pour toute demande concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données désigné par Ajinomoto (le « DPO ») par courriel à l’adresse GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

 

  1. Nos engagements en matière de protection des Données personnelles

 

Nous nous engageons à déployer nos meilleurs efforts pour nous conformer, dans le cadre de ces traitements de Données Personnelles, au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement Général sur la Protection des Données ou  « RGPD ») et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (la « Loi Informatique et Libertés ») (ensemble, la « Législation Applicable »).

 

 

  1. Quelles Données Personnelles collectons-nous ?

 

Seules les Données Personnelles strictement nécessaires et indispensables aux finalités énoncées ci-après (article 3.1) sont collectées. Il s’agit des Données Personnelles suivantes :

  • Vous pouvez être amené, si vous le souhaitez, à nous fournir les données suivantes (collectées lors du remplissage du formulaire de contact disponible sur le Site) :
    • Nom,
    • Prénom,
    • Pays de résidence,
    • Adresse courriel,
    • Numéro de téléphone,
    • Entreprise pour laquelle vous travaillez et poste au sein de l’entreprise,
    • Toutes autres informations que vous pourriez nous fournir via le formulaire de contact disponible sur le Site.
  • Nous pouvons également être amenés à collecter des données relatives à votre navigation lorsque vous visitez le Site.

 

  1. Comment utilisons-nous vos Données Personnelles ?

 

Nous collectons et traitons vos Données Personnelles pour des finalités déterminées (article 3.1) et seulement si une base juridique appropriée et pertinente le permet (article 3.2).

 

3.1.   Finalités

 

Lors de votre utilisation du Site, nous traitons vos Données Personnelles aux fins :

  • De gérer les prises de contact effectuées via le Site ;
  • D’améliorer les fonctionnalités du Site notamment grâce au recours des cookies.

 

3.2.   Bases légales

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, nous ne collectons des Données Personnelles uniquement lorsque nous pouvons fonder ces traitements sur une base légale.

 

Les Données Personnelles sont collectées soit :

  • Sur la base de votre consentement ;
  • Sur la base de notre intérêt légitime.

 

Lorsque nous collectons les Données Personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez à tout moment le retirer en nous contactant via : GDPR_contact@afe-emea.eu

 

Lorsque nous collectons des Données Personnelles sur la base de nos intérêts légitimes, cette collecte est effectuée afin :

  • D’améliorer les fonctionnalités du Site ;
  • D’assurer la défense de nos intérêts en cas de litige ou d’action en justice ;
  • De gérer la cyber-sécurité du Site ;
  • De prévenir les agissements frauduleux afin d’assurer la sécurité de nos actifs et contenus.

 

  1. Avec qui vos Données Personnelles sont-elles partagées ?

 

Certaines fonctionnalités de notre Site nécessitent que nous coopérions avec des tiers et que nous leur transmettions vos Données Personnelles. Nous avons identifié ces tiers et avons pris les mesures nécessaires pour garantir que vos Données Personnelles sont correctement protégées dans le cadre de cette communication. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la manière dont nous traitons vos Données Personnelles conjointement avec des tiers :

  • Les autres sociétés du groupe Ajinomoto ;
  • Nos prestataires de services :
    • Google Inc. (cookies) ;
    • COMBELL (hébergeur) ;
    • AGENCE2WEB (prestataire informatique).
  • Nos comptables, commissaires aux comptes, avocats ou conseillers similaires lorsque nous leur demandons de nous fournir des conseils professionnels ;
  • Des investisseurs et tout autre tiers concerné en cas de vente ou de transaction réelle ou potentielle liée à AFE ;
  • Tout autre tiers si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos Données Personnelles afin de respecter une obligation légale.

Lorsque nous communiquons vos Données Personnelles à des tiers agissant en qualité de sous-traitants (au sens du RGPD), nous prenons les mesures adéquates et nécessaires pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos Données Personnelles conformément à la Législation Applicable.

  1. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

 

Vos Données Personnelles sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Espace Economique Européen (« EEE »).

 

Vos Données Personnelles ne sont pas transférées vers un pays tiers à l’EEE ou vers une organisation internationale située en dehors de l’EEE à l’exception des Etats-Unis dans le cadre de la collecte des cookies. Pour plus d’informations, veuillez-vous reporter à la section du Site relative aux cookies.

 

AFE s’assure que des garanties appropriées pour transférer vos Données Personnelles à ces destinataires sont mises en place, notamment par l’utilisation de décisions d’adéquation rendues par la Commission Européenne, de Clauses Contractuelles Types (« CCT ») ou par l’adoption de mesures supplémentaires afin d’assurer la protection et la confidentialité de vos Données Personnelles.

 

Vous pouvez obtenir plus d’informations sur les transferts et les garanties mises en œuvre à cet égard, ainsi qu’obtenir une copie des CCT ou des autres garanties mises en œuvre dans le cadre des transferts en nous contactant par courriel : GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

  1. Pendant combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?

 

Vos Données Personnelles sont conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ou pour la durée légale préconisée

 

Néanmoins, nous pouvons nous trouver dans l’obligation de conserver certaines Données Personnelles pendant une période plus longue, compte tenu de différents facteurs tels que :

  • L’obligation légale, conformément à la législation applicable, de conserver des données pendant une durée déterminée ;
  • Le délai de prescription et de forclusion en vertu de la législation applicable ;
  • Des litiges (potentiels) ; et
  • Des directives établies par les autorités compétentes en matière de protection des données.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la conservation de vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter par courriel à l’adresse GDPR_contact@afe-emea.eu.

 

  1. Cookies

 

Lorsque vous visitez le Site, des cookies (article 7.1) sont déposés sur votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette pour améliorer votre expérience utilisateur, vous proposer des services et offres adaptés, et nous permettre d’en analyser le trafic. Ces cookies sont conservés pendant une certaine durée (article 7.2) et vous avez toujours la possibilité de modifier leur paramétrage (article 7.3).

7.1. Les types de cookies utilisés

Plusieurs types de cookies sont utilisés sur notre Site :

 

  • Des cookies fonctionnels et techniques : Nous utilisons ces cookies pour faciliter votre navigation sur le Site et vous permettre d’utiliser ses fonctionnalités principales. Ces cookies ne stockent aucune Donnée ersonnelle.
  • Des cookies de mesure d’audience : Nous utilisons ces cookies afin d’effectuer des statistiques de visites et d’analyser les performances du Site pour améliorer ses fonctionnalités.

 

Ces cookies sont déposés sur le Site directement par nos partenaires, vous pouvez retrouver plus d’informations sur la manière dont ces partenaires traitent vos Données Personnelles ci-dessous :

 

7.2. Durée de conservation des cookies

Les cookies déposés sur votre terminal ont une durée de vie de treize (13) mois maximum. A l’expiration de la durée de conservation, les Données Personnelles collectées au travers des cookies seront supprimées.

 

7.3. Paramétrage des cookies

Vous pouvez accéder à la liste des cookies utilisés ainsi que celle de nos partenaires, et modifier la configuration des cookies, en cliquant sur l’icône  en bas à gauche de chaque page du Site.

 

Vous pouvez par ailleurs retirer votre consentement à tout moment grâce à cet onglet.

 

Pour en savoir plus sur les cookies et leur incidence sur vous et votre expérience de navigation, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs/comment-se-proteger/maitriser-votre-navigateur.

 

 

  1. Quels sont vos droits ?

 

Conformément à la Législation Applicable, vous disposez des droits suivants :

 

  • Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir une copie de vos Données Personnelles.

 

  • Droit de rectification : vous pouvez nous demander de rectifier vos Données Personnelles si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.

 

  • Droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos Données Personnelles. Toutefois le droit à l’effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver vos Données Personnelles dans les limites autorisées par la Législation Applicable, notamment lorsque leur traitement est nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou pour la constatation, l‘exercice ou la défense d’un droit en justice.

 

  • Droit à la limitation du traitement : dans certaines circonstances, vous avez le droit de limiter le traitement de vos Données Personnelles.

 

  • Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous pouvons cependant continuer à traiter vos Données Personnelles si nous sommes en mesure de démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ou si ce traitement est nécessaire à la constatation, l‘exercice ou la défense d’un droit en justice.

 

  • Droit à la portabilité : vous pouvez demander la communication de vos Données Personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine afin de les transmettre à un autre responsable du traitement.

 

  • Droit de donner des directives sur l’utilisation de vos Données Personnelles après votre décès : vous pouvez nous faire part de vos souhaits concernant l’utilisation de vos Données Personnelles après votre décès.

 

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (« CNIL ») (Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07), vous trouverez plus d’informations sur www.cnil.fr.

 

Si vous souhaitez exercer l’un des droits listés ci-avant ou si vous avez une question relative au traitement de vos Données Personnelles, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des Données Personnelles par courriel, à l’adresse : GDPR_contact@afe_emea.eu

 

 

  1. Modification de la Politique

 

Nous pouvons apporter des modifications mineures à la présente Politique. Après avoir effectué ces modifications, nous publierons la Politique modifiée. Si nous effectuons des modifications importantes, nous prendrons des mesures supplémentaires pour vous en informer.

 

Date de modification : avril 2025